Presentación

Con el objeto de una primera aproximación conceptual al método utilizado en este programa para abordar y solucionar el tema propuesto - método que es de reciente y parcial aplicación en Argentina -, transcribimos tres opiniones calificadas de personas con visiones diferentes de la realidad socio-económica, provenientes de ámbitos geográficos y temporales diversos. Estas opiniones permiten enfocar rápidamente la cuestión que queremos introducir mediante este programa:


1. Todas las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control, que son necesarias para el desempeño integral de la empresa deben ser apoyadas por los sistemas de información.
Sólo con información precisa y oportuna los administradores pueden hacer el seguimiento del progreso hacia sus metas y modificar los planes dentro de la realidad.
Los administradores están comprendiendo que la información es un recurso importante que no sólo sirve para la conducción sino que alimenta los negocios. Su uso es estratégico para mejorar la competitividad de las empresas. (José Arturo Pérez Ruiz. "Proyecto de Michoacán, Méjico" Año 2001)


2. "La función principal del discernimiento empresarial consiste en localizar e identificar en su constante evolución los datos reales referidos al mercado, la tecnología, los productos y otra información semejante.
La rapidez del cambio tecnológico convierte a la búsqueda de los datos en una necesidad permanente". (Alfred Sloan "Mis años con la General Motors" Año 1958)


3. "Se necesita un flujo rápido de informaciones fiables para agilizar los procesos, elevar la calidad y mejorar la ejecución operativa.
El flujo de información permite obtener el máximo rendimiento del personal y aprender de los clientes...
Asimismo, para responder a cualquier cuestión empresarial seria, el primer paso es adoptar un enfoque objetivo, basado en datos e información reales.
Sin ellos es imposible poner en marcha ninguna política empresarial sensata y del mismo modo si una empresa quiere convencer a alguien con una propuesta comercial de cualquier tipo, más vale que tenga buena información factual.
Por ello, en toda empresa la mayor parte del trabajo es información en obra.
(Bill Gates. " Los negocios en la era digital" Año 1999)


Marco conceptual

Presupuestos:
El Programa se basa en dos presupuestos:

1. La problemática fundamental de las empresas es siempre estructural: sus sistemas organizacionales son los que deben ser modificados.
   
2. El recurso estratégico fundamental para mejorar dicha estructura organizacional es su sistema de gestión de la información y el conocimiento (no-tecnológico y tecnológico.)
   

La baja calidad de los sistemas y procesos de búsqueda, organización, análisis y difusión de la información (tanto no-tecnológicos como tecnológicos) afecta la eficiencia en la toma de decisiones de las empresas en todas sus áreas: mercadotecnia, comunicación, recursos humanos, producción, servicios y finanzas e incide en forma directa e inmediata en su productividad y su competitividad.

En consecuencia, el sistema que se implemente para acceder y gestionar la información es un elemento vital para el buen nivel de manejo y administración de cualquier empresa porque permite definir el negocio en su totalidad. Por esta razón, debe ser diseñado como recurso estratégico.

La inexistencia de información, la información errónea o insuficiente o la utilización inadecuada de la información correcta impiden desarrollar una adecuada estrategia de negocios. Tal circunstancia se define como "ignorancia corporativa" que implica que la toma de decisiones se efectúa en base a datos o información falsa o inexistente o incorrectamente analizada y aplicada.


Metodología
La forma en que cada empresa diseña su funcionamiento para: 1. cumplir con sus objetivos, 2. mantener su sistema interno (procesos, funciones, procedimientos) y 3. adaptarse a su entorno, está relacionada con su capacidad para "verse" e integrarse como un todo (pensamiento sistémico) y con su capacidad de aprendizaje (gestión del conocimiento).

Ambas capacidades dependen fundamentalmente del manejo y aprovechamiento de la información y de la comunicación interna y externa, que son los elementos que aglutinan la estructura de la empresa y permiten definir el negocio o actividad.

Actualmente - en Argentina - las herramientas y las técnicas para mejorar el sistema organizacional fundadas en esta concepción de las organizaciones se aplican, parcialmente, en las grandes empresas.

En el mundo, sin embargo, ya se han realizado experiencias que avalan la viabilidad de la aplicación de esta concepción de las organizaciones para empresas de diferente envergadura. Sus recursos y herramientas son de especial utilidad para las empresas medianas o pequeñas y para las micro-empresas, debido a que su dificultad esencial es su ineficacia organizacional.

Basta mencionar algunos ejemplos de ineficiencia comunes a la gran mayoría de ellas: dificultad para el trabajo en equipo y en red, dificultad para delegar eficazmente funciones y tareas, dificultad para elaborar y organizar la información (sea institucional, administrativa, de comunicación interna o publicitaria), dificultad para buscar, compartir y aprovechar información referida al negocio, dificultad para establecer vínculos asociativos, etc.

Esta concepción, su metodología y sus recursos están orientados por los principios desarrollados en la agrupación SoL (Sociedad para el Aprendizaje Organizacional - Consorcio de empresas e investigadores para analizar el aprendizaje y el cambio en las organizaciones) y por los estudios y proyectos desarrollados entre otros por Pérez Ruiz y Gamboa Villafranca, para adaptar esos principios a las características, posibilidades y necesidades del mercado latinoamericano.


Diseño del sistema de gestión de la información

Etapas conceptuales

1. Plataforma no-tecnológica de información: En una primera etapa de mejora organizacional, corresponde reestructurar los sistemas y procesos de información y comunicación no-tecnológicos.

La gestión de la información y el conocimiento no es un concepto tecnológico es una forma de tratamiento de la información. Tiene que ver con el lugar que ocupa la información en la organización. Comienza por el reconocimiento de la necesidad de gestionar los flujos de información y llevar la información correcta a las personas que la necesitan de modo que se tomen las decisiones y se efectúen las acciones adecuadas. Las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) coadyuvan a facilitar esta tarea, pero lo esencial es crear un escenario o ámbito que estimule la colaboración y conocimiento compartido y diseñar el sistema general que lo mantenga.

Para ello, se utilizan una serie de recursos y herramientas para realizar un análisis integral de: 1. la información y el conocimiento corporativo básico existentes, 2. el flujo de información y 3. la forma en que se gestiona la información.

Este análisis permite definir posteriormente cuáles son los cambios a realizar para implementar nuevos sistemas y procesos de información y comunicación no tecnológicos. Dichos sistemas son la plataforma básica para la implementación posterior de los sistemas tecnológicos (NTIC).

Aún en el caso de que la empresa no cuente con los recursos económicos y/ o humanos necesarios para instalar posteriormente las nuevas tecnologías (NTIC), las experiencias que se realicen para relevar, diagnosticar y diseñar los sistemas no-tecnológicos de información y comunicación producen, por sí mismas, un cambio positivo en la concepción del modo de encarar el negocio, en el manejo y administración de la empresa y en el desarrollo de los recursos humanos.


2. Capacitación en gestión del conocimiento: En algunos casos se hace necesario una etapa previa de concientización sobre la importancia de los sistemas de gestión de la información, dirigida al personal de dirección, e incluso a los propietarios de la empresa para minimizar la resistencia al cambio.

Dicha etapa consiste en transformar la necesidad implícita de información en una necesidad explícita: es un proceso destinado a objetivar la necesidad de información para la empresa, necesidad que generalmente se encuentra dispersa en diferentes necesidades personales o subjetivas de información de todos y cada uno de sus integrantes.


3. Plataforma tecnológica de información: Una vez que la plataforma no-tecnológica de información se ha desarrollado, se inicia la inserción de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, mediante la simultánea y paulatina incorporación del hardware, el software y la capacitación en habilidades generales y técnicas de los recursos humanos (peopleware).

De acuerdo a las características de cada empresa y al grado de desarrollo en materia de hardware, software y conocimiento tecnológico específico que posean los recursos humanos se iniciará esta etapa con la utilización y aprovechamiento de Internet o con un nivel más avanzado de transferencia de tecnología.